Kako mogu ...¶

..dodati novu stranku.¶

Za otvaranje nove stranke potrebno je kliknuti opciju Stranke/Spis na vrhu ekrana. Nakon toga potrebno je kliknuti na gumb „+Nova stranka“.

Otvara se novi ekran za unos nove stranke sa poljima:

Ime stranke (obavezno polje) – Predstavlja ime stranke. Obično ime kompanije ili fizičke osobe
OIB – OIB stranke koji mora odgovarati propisanoj strukturi OIB. Ako nije tako javiti e grešku da OIB nije ispravan. Gumb „Sudski registar“ ako se u polje OIB unese OIB pravne osobe koja je registrirano na trgovačkom sudu klikom na taj gumb s trgovačkog suda se povlače podaci o toj pravnoj osobi
IBAN – IBAN stranke (transakcijski račun). Mora zadovoljavati formu propisanu za IBAN. Ako nije tako u trenutku spremanja podataka javit će grešku „neispravan IBAN“
E-mail – mail stranke
Telefon – telefon stranke
ID fizičkog spisa – ovo polje je predviđeno za broj fizičkog spisa (fascikla) kako bi se podaci u programu mogli povezati s fizičkim spisom. Kod unosa novog spisa program će iznad polja napisati trenutno najveći broj spisa ako ga može prepoznati (npr. ako idu slijedno 1,2,3…7). Ova funkcija je korisna kako bi znali koji je sljedeći „slobodan“ broj za dodijelit novom klijentu.
Ulica – Prvo od tri polja za adresu. Obično ulica i kućni broj.
Grad - Drugo od tri polja za adresu. Obično poštanski broj i grad/mjesto.
Država - Treće od tri polja za adresu. Obično ime države.

...dodati spis na postojeću stranku.¶

Za otvaranje novog spisa potrebno je imati već imati upisanu stranku. Kako upisati novu stranku opisano je ovdje.

Klikom na vrhu ekrana na opciju Stranke/spis otvara se tablica sa strankama i spisima. Novi spis možemo dodati klikom na „plus“ ikonu uz ime stranke za koju dodajemo spis.

Ako stranka još nema niti jedan spis onda će se uz koloni Naslov spisa pojaviti tekst "Stranka nema spisa" sa ikonom "plus". Klikom na ikonom "plus" otvorit će se forma za upis novog spisa.

Forma za novi spis sadrži:

Naslov (obavezno polje) – Naslov spisa
Sudski broj – broj pod kojim se spis vodi na sudu ako je poznat. Ovaj broj se koristi kako bi se otvarao E-spis pa je dobro da bude u propisanom formatu
Sud – Jedan od sudova u Republici Hrvatskoj. Polje ima padajuću listu svih sudova u RH. Unosom dijela imena suda (npr. Karlovac) lista se smanjuje na sudove koji imaju riječ Karlovac u svom imenu.
Lokacija na sudu – broj sobe ili neka druga lokacija na sudu.
Sudac – ime dodijeljenog suca na spisu.
Dodijeljen korisnik – spis je moguće dodijeliti jednom od korisnika u vašem uredu. Ako se opcija ne popuni spis će biti dodijeljen TODO vidi kome točno
Vrijednost predmete spora (obavezno polje) – Vrijednost predmeta spora ako je poznata. Ako ne bit će dodijeljena minimalna vrijednost (1 kn)
Bilješke – proizvoljne bilješke o spisu u trenutku otvaranja.
Tip spisa – tip spisa. Tipovi mogu biti:
- Izvanparnično
- Parnica
- Ovrha
- Prekršajno
Za arhivu – Ovim checkboxom se spis označava za arhivu. Ako je za arhivu neće se pojaviti nigdje u programu osim na opciji Arhiva. Isto tako na spisu se neće moći ništa promijeniti dok checkbox ima kvačicu.

U gornjem desnom uglu postoji i tab "Informacije o protustranci" za unos informacija za protustranku na spisu.

Klikom na taj tab moguće je unijeti sljedeća polja:

Ime - ime protustranke
OIB - OIB protustranke. OIB je moguće unijeti sao u formi propisanoj za OIB. Ako OIB ne odgovara toj strukturi kod spremanje podataka javit će grešku neispravan OIB
E mail - email protustranke
Telefon - telefon ako postoji.
Ulica – Prvo od tri polja za adresu protustranke. Obično ulica i kućni broj
Grad - Drugo od tri polja za adresu protustranke. Obično poštanski broj i grad/mjesto
Država - Treće od tri polja za adresu protustranke. Obično ime države
Iz postojeće protustranke - Padajući izbornik u kojem su izlistane sve već unesene protustranke. Na ovaj naći se ubrzava unos protustranka jer izborom jednog od njih ostali podaci će se povući iz već unesenih.

...dodati novog korisnika.¶

Na glavnom meniju uz ikonu na desnoj strani kliknuti na strelicu prema dolje. Otvara se padajući meni sa opcijom Dodaj korisnika

Odabirom te opcije otvara se forma za dodavanje novog korisnika.

Polje na formi su:

Korisničko ime (obavezno polje) – ime koje će se koristiti kod prijave tog korisnika na sustav o2cloud.
Lozinka (obavezno polje) – lozinka koju će taj korisnik koristiti
Potvrda lozinke (obavezno polje) – ponovo lozinka koju će taj korisnik koristiti. U slučaju da nije istovjetna polju Lozinka kod spremanje podatak javit će grešku.
Ime – Ime korisnika
Prezime – Prezime korisnika Na osnovu imena i prezimena program će kreirati inicijale koji će biti korišteni u ikoni koja će predstavljati toga korisnika npr.
E-mail (obavezno polje) – e-mail korisnika
Telefon – telefon korisnika

Klikom na gumb Spremi korisnik će biti kreiran u sustavu.

Nakon unosa novog korisnika dobra je praksa da novi korisnik promjeni inicijalnu lozinku.

...dodati novi zadatak.¶

Novi zadatak se kreira klikom na gumb +Novi zadatak. Gumb se nalazi na više mjesta u programu kako bi se olakšalo dodavanje zadataka iz raznih mjesta.

Na ekranu Zadaci iz opcija na vrhu ekrana zadatak se može dodati klikom na +Novi zadatak na tabu Zadaci ili na tabu koji predstavlja korisnika.

Kad se otvori ekran sa spisom na tabu Zadaci također postoji gumb +Novi zadatak.

Bez obzira s kojeg mjesta se klikne gumb nakon toga će se otvoriti ekran s formom za unos novih zadataka.

Polja na formi su:

Dodijeljen na spis - Ovo polje je padajući izbornik sa svim spisima. Izborom jednog od njih sa padajućeg izbornika zadatak koji kreiramo će biti dodijeljen na taj spis. Napomene: Jedan od izbora je i "spis" Inbox koji se preporučuje koristiti za zadatke koji prirodno ne spadaju na neki spis.
Naslov zadatka - Ovo je naslov zadatka pod koji će zadatak biti izlistan na svim ostalim mjestima
Planirani datum završetka - Rok do kojeg je potrebno zadatak završiti. Ako zadatak nema takav rok može se ostaviti prazno.
Dodijeljen korisnik - Padajući izbornika s popisom korisnika koje se želi dodijeliti zadatak.
Dodijeljen promatrač - Padajući izbornik s popisom korisnika koji se želi staviti kao promatrač. Ovim će se zadatak izlistati u tablici "promatranih" zadataka. Ovo je zgodna opcija kad nekoga zanima kada će se zadatak završiti. Kada je taj korisnik postavljan za promatrača taj korisnik će to odmah vidjeti u tablici promatranih zadataka da je taj zadatak završen.
Prikazati na - Ovaj padajući izbornik ima tri opcije.
- TODO lista - izaberite ovu opciju kad želite da se zadatak pojavljuje na svim listama u programu. Ovo je default opcija.
- Kalendaru - izaberite ovu opciju kad ne želite da se zadatak pojavljuje na listama zadataka u programu nego samo u Kalendaru. Izuzetak su liste zadataka na samom spisu i lista zadataka promatrača.
- Listama i kalendaru - izborom ove opcije zadatak će biti prikazan i na listama i u kalendaru.
Opis zadatka - ovo polje omogućava da se zadatak detaljnije opiše jer je duže od naslova i može imati više redova
Završeno - Ovo je checkbox koji potvrđujemo da je zadatak završen.

Nakon izmjena ili unosa podatak na formu potrebno je pritisnuti gumb spremi.

..dodati zadatak,rok,ročište ili bilješku na spis¶

Da bi se dodao novi zadataka, bilješka,rok ili ročište u spis prvo je potrebno otvoriti spis. To se može napraviti tako da se klikne na Stranke/Spisi na vrhu ekrana. Nakon što se otvori popis stranaka i/ili spisa potrebno je kliknuti spis na koji se želi dodati zadataka,rok, ročište ili bilješka.

Nakon što se otvori spis može se dodati:

Zadatak - otvori se tab Zadaci i klikne se gumb +Novi zadatak
Rok,Ročište - otvori se tab Rokovi i klikne se gumb +Novi rok ili +Novo ročište
Bilješka - otvori se tab Bilješke i u formu se može unijeti nova bilješka. Nakon toga se klikom na gumb Spremi bilješka se doda na spis

..kreirati računa za stranku.¶

Na svakom spisu moguće je voditi evidenciju izvršenih radnji i za te izvršene radnje kreirati račun. To možemo napraviti na tab.u Naplata kada se otvori spis.

Naplata ima tri dijela. Prvi dio je u gornjem djelu i sastoji se od kartica koje prikazuje ukupne vrijednosti pojedinih troškova za taj spis. Drugi dio sa naslovom Izvršene radnje se nalazi u lijevom dijelu ekrana koji je predstavlja spisak izvršenih radnji koje još nisu na niti jednom računu. I treći dio naslova Računi se nalazi u desnom dijelu i predstavlja sve računa napravljene za taj spis.

Na tome ekranu možemo napraviti sljedeće radnje:

Dodati izvršenu radnju

Novi izvršenu radnju kreiramo tako da kliknemo na gumb +Nova izvršena radnja. Otvorit će nam se dialog gdje možemo unijeti datum radnje, opis i iznos. Osim toga možemo podesiti da li se na radnju obračunava PDV i je li je radnja dio troškovnika kojeg ćemo predati sudu.

Nakon što smo gotovi s unosim i potvrdimo unos ponovo ćemo biti na ekranu za Naplatu unutar spisa. Vidjet ćemo upravo unesenu radnji u lijevom dijelu ekrana. Možemo ju obrisati, uključimo ili isključimo iz troškovnika ili označiti da je ne želimo u novo kreiranom računu.

Kreirati novi račun

Kada želimo kreirati račun kliknemo na gumb +Račun i program će kreirati novi račun za sve unesene izvršene radnje (osim onih označenih da ih ne želimo na računu). Na desnom djelu ekrana pojavit će se nova stavka s naslovom Račun - XX/R/1 gdje XX predstavlja broj novog računa.

Klikom na račun otvorite će se račun kao na slici:

Napomena Link na račun možete kopirati i dijeliti npr. sa strankom. Otvaranjem tog linka prikazat će se isti račun.

Ako je unesen IBAN u postavkama ureda račun će imati 2d bar kod što omogućava da ga stranka jednostavno i brzo plaća. Poziv na broj je jedinstven pa je jednostavnije utvrditi da li vam je račun već plaćen ili ne.

Svaki račun uz naslov na lijevoj strani ima mali meni (hamburger).

Klikom na tah "hamburger" račun je moguće:

poništiti. - ovom radnjom se račun "poništava" tj obriše. Sve stavke računa ostaju evidentirane na lijevoj strani pa ih možete izmijeniti i ponovo kreirati račun. Važno: brojač računa se ovom akcijom ne smanjuje. Ako želite kreirati račun s istim brojem prije kreiranje novog računa morate podesiti brojač računa u programu kako je opisano ovdje
promijeniti - ovim se otvara dialog gdje je moguće izmijeniti datume računa kao i unijeti bilješku koja će biti vidljiva na dnu računa.
kopirati link u clipboard. - Kopira link (URL) samog račun pa ga možete zalijepit gdje je potrebno. Isto možete napraviti i u browseru kad se račun otvori.

Kreirati dokument za troškovnik

Ako smo na spisu neke radnje označili i kao stavke troškovnika u dijalogu za unos izvršenih radnji kikom na gumb Troškovnik moguće je dokument s troškovima za sud:

Preuzeti na lokalno računalo
Spremiti u spis s ostalim dokumentima spisa za kasnije korištenje.

..evidentirati je li je račun naplaćen ili ne.¶

Do pregleda evidencije računa možemo doći iz glavnog meniju u stavci Evidencije->Naplata. Odabirom opcije Naplata otvorit će nam se ekran sa svim računima i izvšenim radnjama.

Računi su podijeljeni u grupe:

Nedospjelo - računi koji još nisu dospjeli
Dospjelo - računi koji su dospjeli
Plaćeno - računi koji su plaćeni
Izvršene radnje - izvršene radne iz svih spisa koji nisu još ni na jednom računu

Kartice na vrhu ekrana sadrže sume za pojedine grupe. Klikom na jednu od tih kartica otvara se spisak računa koji pripadaju samo toj grupi.

Za grupe Nedospjelo i Dospjelo u zadnjoj koloni se nalazi gumb Plaćeno kojim možemo račun proglasiti naplaćenim. On se tada "seli" u grupu Naplaćenih računa.

U grupi Naplaćeni klikom na gumb u zadnjoj koloni račun možemo proglasiti opet Nenaplaćenim npr. ako smo ga greškom proglasili naplaćenim. On će tada biti prebačen u jednu od grupa Dospjelo ili Nedospjelo ovisno o datumu dospijeća.

Na grupi Izvršene radnje moguće je kreirati račune koji obuhvaćaju više spisa a pripadaju jednoj stranci. Kako to napraviti opisano je ovdje.

..koristiti o2cloud add-on za Thunderbird mail klijent.¶

Add-on su proširenja za Thunderbird mail klijent tj program za pregled vaše e-mailova na računalu. O2cloud programsko rješenje ima proširenje(add-on) kojim se direktno iz mail program može spremiti tekst maila i/ili neki od priloga u mailu u spis u o2cloudu.

Da bi se mogao koristiti prve je add-on potrebno instalirati na vaše računalo. Za to je potrebno imati već instaliran program Thunderbird verzija 78 ili veća.

Add on možete preuzeti na ovom linku download tako da na link kliknete desnom tipkom i izabereta opcije "Save Link As". Preuzetu datoteku spremiti na vaše računalo i zapamtite lokaciju gdje ste ga stavili.

Sljedeći korak je u programu Thunderbird iz menija Tools na vrhu ekrana izabrati opcije Add-ons and Themas. Otvorit će se ekran za Add-onove.

Klikom na "kotačić" desno od teksta Manage your Extensions otvorit će se meni iz kojeg treba izabrati opcije "Install Add-on from File". Nakon klika na tu opciju potrebno je izabrati datoteku koju ste preuzeli i spremili na vaše računalo.

Na sljedeća dva dijaloga treba potvrdit s Add i OK. Nakon ovoga je o2cloud add-on instaliran na vaše računalo.

Korištenje add-on je jednostavno. Kad otvorite neki mail u gornjem desnom uglu će se pojaviti uz ostale i gumb o2cloud. Klikom na njega otvara vam se dialog:

Mail i priloge spremate u spis tako da:

Logirati se klikom na POSTAVKE i upisom vašeg o2cloud username i passworda. Ovo je potrebno napraviti samo jednom (dok ne promijenite password)
Nakon što ste se logirali u dialog će se pojaviti lista svih vaših spisa u o2cloudu. Spis u koji želite spremiti mail i/ili prilog treba izabrati iz te liste.
Ispod toga su izlistane opcije "Tijelo email poruke" i prilozi koje mail koji ste otvorili ima. Uz svaki tu opciju je checkbox koji možete označiti ako želite da se tekst maila ili neki prilog spremi u o2cloud.
Pritiskom na opciju SPREMI IZABRANO dokument će se spremiti u izabrani spis u tab Dokumenti

..voditi evidenciju ovrha.¶

O2cloud se može koristiti za ubrzani unos ovrha u sustav E-ovrha. Uz tu mogućnost postoji i mogućnost da se koristi i za evidenciju unesenih ovrha te praćenje njihove naplate, statusa te izrade računa za ovrhovoditelja.

Ako želimo da ovrha koju smo upravo unijeli u sustav E-ovrha pomoću program o2cloud ostane zapamćene radi daljnje evidencije ovrha potrebno je kliknuti na checkbox opcije "Kreiraj spis za ovrhu nakon unosa" kao na slici:

Ako je ovaj opcija označena nakon što se ovrha uspješno unese u sustav E-ovrhe podaci o samoj ovrsi će ostati zapamćeni i moći će se naknadno koristiti. Ime ovrhe bit će formirano od broja spisa kao i kod ostalih spisa, imena i prezimena ovršenika (ili imena pravne osobe) te u zagradi broja zahtjeva koji je dodijelio sustav E-ovrha.

Napomena Ovrhu je moguće i ručno unijeti bez da se unese u sustav E-ovrha. To se napravi tako da se unese kao bilo koji drugi spis ali se kao tip spisa izabere opcije Ovrhe (evidencija) u polju tip spisa. Neka polja će tada biti prazna jer se unosi puno manje podataka.

Ako smo koristili opciju "Kreiraj ovrhu nakon unosa" ovrha će se pojaviti u spisku ovrha do kojeg je moguće doći klikom na E-ovrhe na glavnom meniju.

Spisak je moguće pretraživati vrlo slično kao i ostale spise. Na tom ekranu možemo dodati novu ovrhu klikom na "+Nova ovrha" ili možemo otvoriti postojeću ovrhu klikom na ime ovrhe.

Ako otvorimo postojeću ovrhu klikom na ime ovrhe dobiti ćemo ekran s ovrhom koji je sličan ekranu za spise ali postoje neke razlike.

Imamo mogućnost dodavanja dokumenata, bilješki,zadataka i pregled naplate kao i na spisu. Glavna razlika je na tabu Ovrha koji standardni spis nema.

Na ovom tabu možemo promijeniti status ovrhe, poslati mail s informacijama o plaćanju ovrhe i regulirati što sve ulazi u iznos ovrhe.

Trenutni status ovrhe je označen zelenom bojom i novi status je moguće odabrati iz izbornika s novim statusima ispod trenutnog statusa. Status ovrhe su:

Ovršen - početni status kad se ovrha unese u sustav
Platio - označava situaciju da je ovršenik platio dug.
Završen – označava da je ovrha naplaćena i račun iznos ovrhovoditelju

Promjenom statusa iz Ovršen u Platio na ovrsi će se generirati i izvršena radnja koju možemo vidjeti na tabu Naplata. Opis i iznos radnje automatski generirane radnje odgovara odvjetničkoj naknadi za tu ovrhu.

Za tu radnju je nakon toga moguće napraviti račun za stranku i poslati ga naplatu kao i za bilo koji drugi račun. Osim toga moguće je dodati i druge radnje ručnim unosom ako je potrebno ili ju jednostavno obrisati.

Napomena Koji su sve mogući statusi ovrhe, što se dešava kod promjene statusa, opis i iznosi izvršenih radnji koje se automatski generiraju je moguće prilagoditi svakom ovrhovoditelju. U slučaju da vam gorem opisan model ne odgovara molim vas kontaktirajte podršku na podrska@o2cloud.io pa ćemo model prilagoditi vašim potrebama.

Ispod kartice sa status ovrhe nalazi se "specifikacije" ovrhe sa svakom stavkom ovrhe kako je unesena u sustav E-ovrha kao i zatezna kamate do današnjeg dana. Stavke ovrhe je moguće isključiti klikom na checkbox s lijeve strane stavke pa će ona bit izostavljena iz obračuna i neće biti uključena u ukupni iznos za plaćanje.

Stavka Zatezna kamata sadrži iznos zatezne kamate do tekućeg dana koja se izračuna na osnovu važećih zakonskih zateznih kamata. Ako je potrebno iz nekog razloga promijeniti kamatu može se ručno unijeti umjesto da ju program računa. Takva ručno unesena kamata će onda biti obračunata u ukupnoj sumi za plaćanje koja će biti poslan mailom.

Desno od status i specifikacije se nalazi forma za slanje maila s informacija o detaljima plaćanja koja se može koristiti za slanje detalja o plaćanju ovršeniku. Tekst maila je moguće izmijeniti i prilagoditi trenutnim potrebama a svi podaci u plaćanju će biti umetnuti na mjesto teksta //Podaci o plaćanju// Napomena Ako se obriše ili izmjeni tekst //Podaci o plaćanju// podaci o plaćanju neće biti dio maila.

Postupak izrada računa za ovrhu je isti kao i za običan spis. Ako je potrebno napraviti jedan računa za više ovrha način kako se to radi je opisan ovdje.

..napraviti jedan račun za više ovrha.¶

Moguće je napraviti račun na kojem se nalaze stavke s više spisa i/ili ovrha. Račun ja moguće napraviti samo za jednu stranku ali stavke računa mogu biti s više spisa/ovrha.

To se može napraviti tako da se otvori ekran Naplata s glavnog ekrana (Evidencije->Naplata). Nakon toga se klikom na karticu Izvršene radnje desno gore otvara ekran s spisak svih izvršenih radnji koje još nisu stavljene na račun (fakturirane).

Klikom na checkboxove u prvoj koloni tablice moguće je izabrati radnje za koje želimo da završe na jednom računu. Mogu se izabrati samo radnje od iste stranke. Ako se pokušaju miješati radnje više stranaka javit će se poruka da to nije moguće napraviti.

Kad se odaberu željene radnje klikom na gumb +Račun odabrane stavke će se prebaciti na novo kreirani račun. Taj račun će se vidjeti na spisku računa koji još nisu dospjeli i na svakom spisu/ovrsi koja ima barem jednu izvršenu radnju na tom računu.

Na popisu računa unutra spis račun ima oznaku +1 što označava da taj račun sadrži stavke s više spisa/ovrha.

..napraviti ubrzani unos ovrhe u sustav E-ovrha.¶

Na ovaj način je moguće ubrzati unos ovrha i do desetak puta.

..izmjeniti brojač računa¶

Računi imaju u svom naslovu broj koji mora biti slijedni. To znači da sljedeći račun koji kreirate mora imate točno određen broj računa. Međutim nekad je potrebno račun poništiti. U tom slučaju program ne može znati koji je sljedeći broj koji treba koristiti za generiranje računa. Da bi riješili taj problem ili ga barem umanjili u programu je moguće podesiti broj sljedećeg računa. To je moguće napraviti tako da se otvore postavke ureda:

Polje koje treba izmjeniti je označeno na slici:

Numerička vrijednost koja se tu upiše bit će stavljena na prvi sljedeći račun koji kreirate. Nakon toga program će sam nastaviti uvećavati brojač računa.

...napraviti integraciju sa sustavom e-Komunikacije¶

Token je dugačka kobasica slova i brojki koji omogućava da kompjuteri izmjenjuju podatke na sguran način. Da bi o2cloud mogao pristupiti vašim podacima u e-komunikaciji potrebno je u njega upisati token iz e-komunikacije.

Taj postupka se sastoji od dva dijela:

1. Priprema u e-komunikaciji¶

Dobivanje API tokena¶

Prijavite se u svoj račun na e-komunikaciji.
Idite na glavni meni i odaberite opciju API pristup kao na slici dolje.

Kliknite na gumb Novi token kao na slici:

Pojaviti će se dialog za odabir trajanje tokena. Token ima vijek trajanje i mora se obnoviti nakon izabranog broja dana tako da se generira ponovo. Naša preporuka je da izaberete period od 180 danan.
Kliknite na plavi gumb kako biste spremili vrijednost tokena u međuspremnik te potvrdite kopiranje sa gumbom ispod plavoga kao na slici.

Drugi dio postupka se odvija u samom programu o2cloud.

2. Postavke u o2cloud programu¶

U o2cloud-u idite na postavke tako da klikenete na "kotačić" u desnom gornjem kutu.

Na dialogu koji vam se otvori izabereite tab Integracije gore desno.

U polje Token za e-komunikaciju zalijepite vrijednost tokena koju ste kopirali u međuspremnik iz e-komunikacije. (sa Ctrl-P)

Kliknite na Spremi kako biste spremili novu vrijednost tokena.

Napomena: Kao što je gore navedno ministarstvo pravosuđa je odredilo da se tokeni mmoraju obnavljati. Kada vam token istegne (ovisi o vremenu trajanja koji ste izabrali) cijeli postupak će se morati ponoviti.